PENGAWASAN INTERNAL KEARSIPAN DI KANTOR CAMAT SERIRIT

Selasa, 2 April 2019

Bidang PPPA DAPD Kab.Buleleng mengdakan kegiatan pengawasan internal terhadap pengelolaan arsip di Kantor Camat Seririt. Kegiatan ini dipimpin oleh Kabid PPPA I Putu Kariaman Putra, S.Sos,MM beserta tim. Dimana pengawasan internal kearsipan ini bertujuan agar: 

Pengelolaan arsip yang baik sangat diperlukan untuk menunjang kegiatan administrasi yang lebih lancar, termasuk pendataan. Begitu banyaknya permasalahan yang terjadi di lingkungan pemerintah daerah, di provinsi maupun kabupaten/kota karena lemahnya penanganan bidang kearsipan, antara lain:

1. Tidak sinkronnya data yang dihasilkan suatu kantor dengan kantor lainnya, perbedaan data antara suatu bidang dengan bidang yang lain.

Misalnya: data pada profil Dinas/Instansi dengan Badan Pusat Statistik, data Bagian Program dengan Bagian Perencanaan/penelitian atau data yang dihasilkan oleh pihak eksternal di luar kantor (LSM atau kegiatan penelitian mahasiswa).

1. Hilangnya beberapa arsip milik Negara.

Misalnya: Bukti kepemilikan penyertaan Modal Investasi.

1. Aset Negara yang berpolemik karena tidak didukung kepemilikan arsip.

Seperti: tidak ditemukannya sertifikat tanah, gedung dan bangunan, tidak adanya Bukti Kepemilikan Kendaraan Bermotor Dinas/Instansi, tidak adanya Berita Acara Serah Terima Barang Milik Daerah, Surat Pinjam Pakai Aset Gedung dan Bangunan atau Kendaraan Bermotor, atau pemindah tanganan aset tanah dan bangunan lainnya tanpa bukti-bukti pendukung serta pemanfaatan Barang Milik Daerah lainnya.

1. Sulitnya menemukan kembali arsip dengan cepat pada saat dibutuhkan;

Misal: sewaktu butuh bahan referensi rapat, dalam pengambilan keputusan atau kebijakan dari keputusan/kebijakan yang telah ditetapkan sebelumnya.

1. Penumpukan arsip disembarangan tempat; dan
2. Pengelolaan arsip yang tidak sesuai kaidah-kaidah kearsipan

Sehingga pengelolaan arsip instansi, utamanya yang bertugas mengelola arsip harus paham betul dan cekatan dalam mengelola arsip, agar pada saat diperlukan dapat diketemukan sesuai harapan .