SOSIALISASI PENGAWASAN ARSIP INTERNAL, DAPD UNDANG OPD LINGKUP PEMKAB BULELENG

Dalam rangka menindaklanjuti setelah dilaksanakannya Penilaian Kearsipan Di Lingkup Perangkat Daerah, Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah (DAPD) Kabupaten Buleleng melalui Bidang Pembinaan, Pengelolaan dan Pengawasan Arsip (PPPA), menyelergarakan kegiatan Sosialisasi Pelaksanaan Pengawasan Kearsipan Internal, Rabu (15/6/2022).

Dalam sambutannya sekaligus membuka acara, Kepala Dinas DAPD Kabupaten Buleleng, Dr. Drs. I Ketut Suweca, M.Si, menjelaskan bahwa arsip merupakan sesuatu yang penting dan strategis, jika dikaitkan dengan administrasi Dinas, arsip merupakan bentuk dokumen masa lalu dan dokumen sebagai bentuk pertanggung jawaban dari Dinas tersebut, maka dari itu sistem pengelolaan kearsipan harus terkelola dengan benar.

“Arsip itu sangat substansial dalam menentukan perencanaan kita kedepan, arsip bukanlah sesuatu yang sepele, arsip merupakan sesuatu yang sangat penting dan strategis. Kalau kita kaitkan arsip dengan Dinas, arsip merupakan dokumen masa lalu dan dokumen pertanggung jawaban dari Dinas tersebut. Maka dari itu sistem pengelolaan kearsipan dari memproduksi, menyimpan, memanfaatkan, sampai pemusnahan kearsipan harus terkelola”, ujarnya.

Lebih lanjut, Ketut Suweca menjelaskan bahwa tujuannya melaksanakan kegiatan ini merupakan tindak lanjut dari Penilaian Lomba Kearsipan yang telah dilaksanakan di Lingkungan Perangkat Daerah Kabupaten Buleleng.

Kemudian beliau berharap agar Perangkat Daerah yang sudah mengikuti Penilaian dan Pengawasan Kearsipan menjadi bias positif di Lingkungan Perangkat Daerah lainnya.

Arsiparis Ahli Muda, Made Ngurah Setiawan selaku nara sumber dalam kegiatan ini menjelaskan bahwa masing-masing Perangkat Daerah yang sudah melaksanakan Pembinaan, Pendampingan sampai pada tahap Penilaian Kearsipan, selanjutnya akan mendapatkan Pengawasan Kearsipan dari DAPD Kabupaten Buleleng. Tujuannya melakukan sosialisasi ini, agar pada saat dilaksanakannya pengawasan kepada Perangkat Daerah, dokumen-dokumen yang diperlukan untuk melengkapi kekurangan saat penilaian sudah terpenuhi.

Lanjut, Ngurah Setiawan menjelaskan teknis pengawasan kearsipan yang akan dilaksanakan di Perangkat Daerah Kabupaten Buleleng. Sasaran yang dilaksanakan terhadap Unit Kearsipan dan Unit Pengolah Kearsipan meliputi Aspek Pengelolaan Kearsipan Dinamis, Aspek Sumber Daya Manusia (SDM), Aspek Sarana, dan juga beberapa Sub Aspek yang tercantum pada Instrumen Kearsipan lnternal.

Adapun kesimpulan dari pemaparan materi Pengawasan Kearsipan Internal ini :

1. Pencipta arsip wajib melaksanakan pengelolaan arsip yang diciptakan

2. Pencipta arsip wajib melakukan pemberkasan arsip aktif dan inaktif pada unit pengolah termasuk pemeliharaan, layanan dan akses arsip

3. Pencipta arsip wajib melaksanakan penyusutan melalui pemusnahan dan penyerahan arsip statis kepada Lembaga Kearsipan Daerah.

Kegiatan ini di koordinir oleh Kepala Bidang PPPA, A.A. Made Ekawati, SE, M.AP. Yang turut dihadiri oleh Perangkat Daerah Kabupaten Buleleng.