GENCARKAN TATA KELOLA ARSIP MELALUI LOMBA, TIM PENILAI KUNJUNGI DESA MUNDUK
Rabu, (20/4/2022), Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah (DAPD) Kabupaten Buleleng, melalui Bidang Pembinaan, Pengelolaan dan Pengawasan Arsip (PPPA), melaksanakan penilaian di Desa Munduk, Kecamatan Banjar, Kabupaten Buleleng, dalam rangka lomba kearsipan antar Desa se-Kabupaten Buleleng.
Penilaian lomba kearsipan ini dirangkaikan dengan penyerahan Arsip Statis (arsip bernilai sejarah) Desa Munduk berupa asal-usul Desa Munduk dan foto mantan Perbekel Desa Munduk, kepada DAPD selaku Lembaga Kearsiapan Daerah Kabupaten Buleleng.
Kegiatan ini dikoordinir oleh Kepala Bidang PPPA, A.A. Made Ekawati, SE., M.AP didampingi Arsiparis, diterima oleh Perbekel Desa Munduk, I Nyoman Niryasa, SH., beserta Sekretaris Camat Banjar, Putu Widiawan, S.Sos.
Dalam sambutannya, Ekawati menjelaskan bahwa tujuan utama melaksanakan lomba kearsipan yaitu untuk menyuarakan kembali pentingnya arsip. “Tujuan melaksanakan lomba ini untuk memotivasi pengelolaan arsip, meningkatkan pengetahuan dan pemahaman tentang arsip, Meningkatkan kesadaran akan pentingnya arsip”, tegasnya.
Sementara itu, Nyoman Niryasa melaporkan bahwa, pihaknya telah melakukan penataan arsip aktif ke dalam filing cabinet dari tahun 2021 s.d. 2022, dan arsip inaktif ditempatkan pada record center dari tahun 1990 s.d. 2020.
Adapaun kegiatan yang dilakukan untuk mendukung persiapan dalam mengikuti lomba kearsipan yaitu, mengikuti pembinaan kearsipan dari DAPD sejak tahun 2018 s.d. 2022.
Dalam kesempatan ini, Camat Banjar yang di wakili oleh Sekretaris, Putu Widiawan, S.Sos, menjelaskan bahwa tujuan utama mengikuti lomba ini yaitu untuk mengetahui manfaat pentingnya arsip, terutama pada hal-hal yang rawan akan permasalahan. “Arsip merupakan suatu hal yang penting karena merupakan bukti-bukti otentik dari semua kegiatan yang kita lakukan, karena jika tidak dikelola dengan baik, maka kedepannya akan kesulitan”, jelasnya.
Teknis penilaian dalam lomba ini, terbagi menjadi 2 tim yang dipimpin oleh Arsiparis Muda, Made Ngurah Setiawan, Gede Astutiyasa, SE., dan Made Erni Aswini, S.Pd., M.AP.., menyasar unit pengolah dan unit kearsipan Desa Munduk, dengan kekuatan arsip inaktif yang dimiliki kurun waktu tahun 1990 s.d. 2020.
Diakhir acara penilaian, Arsiparis Muda, Made Ngurah Setiawan memberikan evaluasi terhadap tata kelola kearsipan Desa Munduk.
Menurutnya, pengelolaan arsip Desa Munduk sudah sangat baik dan sesuai pedoman tata kelola kearsipan. Ini dibuktikan dengan proses temu balik arsip aktif dan inaktif dengan kisaran waktu dibawah 10 detik. Namun dalam penggunaan sarana dalam arsip aktif berupa skat arsip perlu ditingkatkan.
Dalam evaluasinya, Ngurah Setiawan berharap agar pengelolaan arsip di Desa Munduk dapat terus berlanjut dan dapat menjuadi tempat untuk studi banding dari desa sekitar.
