PENDAMPINGAN TATA KELOLA ARSIP DINSOS
Sesuai dengan dinamika suatu organisasi, arsip tumbuh dan berkembang secara akumulatif sejalan dengan pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi penciptanya. Pengelolaan arsip yang tidak terkontrol pada gilirannya berpotensi untuk munculnya persoalan pada organisasiyang bersangkutan. Arsip sebagai salah satu sumber informasi membutuhkan suatu sistem pengelolaan yang tepat sehingga dapat menciptakan efektifitas, efisiensi, dan produktifitas bagi organisasi yang bersangkutan. Oleh karena itu penyelenggaraan tata kearsipan tidak bisa dilakukan secara sambilan. Hal yang perlu ditekankan adalah bahwa arsip merupakan hasil samping (by product) dari aktivitas administrasi tetapi bukan berarti penyelenggaraannya hanya ditempatkan sebagai pekerjaan sampingan. Penyelenggaraan tata kearsipan perlu dilakukan dengan manajemen yang baik.
Pada umumnya dokumen yang tercipta di sebuah instansi perhari sangatlah banyak bisa dibayangkan berapa dokumen yang tercipta dalam kurun waktu 5 sampai dengan 10 tahun, mungkin jumlahnya bisa ratusan, bagaimana mengefisienkan pencarian sebuah dokumen dalam ratusan dokumen yang ada menjadi tugas sebuah sistem pengelolaan dokumen. Untuk itu Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Buleleng, senantiasa memberikan pembinaan ataupun pendampingan secara berkelanjutan terhadap SKPD Lingkup pemkab Buleleng dalam hal pengelolaan arsip, seperti yang berlangsung pada hari Rabu, 21 April 2021 bertempat di Dinas Sosial Kabupaten Buleleng, tim pendampingan pengelolaan arsip dikoordinatori oleh Kasi Pembinaan dan Pengelolaan Arsip Dinamis Gede Astutiyasa,SE beserta staf, diterima oleh Sekretaris Dinsos Putu Gopi Suparnaca beserta petugas teknis pengelolaan arsip Dinas Sosial.Dalam pendampingan ini, tim DAPD memberikan informasi terkait proses pengelolaan dan penataan arsip, dimulai dari npemilahan berkas / dokumen, pendeskripsian masing-masing informasi dokumen, pencatatan , penataan , sampai tahap penyimpanan pada filling cabinet maupun boks , serta pengelolaan arsip di record centre.
