Menurut Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan.  Arsip adalah : rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunkasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,  berbangsa, dan bernegara.  Arsip juga merupakan sumber data dan informasi bagi elemen-elemen antara lain : 

1.     Arsip sebagai sumber ingatan   

2.     Arsip sebagai bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan dalam pelaksanaan pembangunan

3.     Arsip sebagai bukti otentik pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan pemerintahan

4.     Sebagai barometer kegiatan suatu organisasi

5.     Sebagai bahan pertanggungjawaban nasiobal bagi generasi yang akan dating

6.     Sebagai memori kolektif bangsa

Sarana prasarana kearsipan merupakan unsur penunjang dalam melakukan pengelolaan arsip yang tidak kalah pentingnya dengan unsure SDM. Tanpa adanya sarana dan prasarana kearsipan maka arsip tidak akan dapat tercatat dengan baik, sehingga data dan informasinya akan hilang begitu saja. Untuk itu Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Buleleng, tk henti-hentinya mengadakan pendampingan tata kelola kearsipan , sebagai acuan memperbaiki sistem kearsipan yang selama ini masih belum maksimal, seperti yang dilaksanakan Bidang PPPA DAPD Kabupataten Buleleng, Selasa, 27 April 2021 pada Dinas Perindustrian, Perdagangan, dan Koperasi , Usaha Kecil Menengah Kabupaten Buleleng, tim pembina kearsipan yang dikoordinatori Kabid Agung Made Ekawati, diterima Kasubbag Umum Made Suningsih, dalam pertemuan tersebut disampaikan bahwa DAPD Kabupaten Buleleng secara berkesinambungan akan melaksanakan pendampingan, monitoring dan evaluasi terkait pengelolaan arsip di masing-masing instansi lingkup Pemerintah Kabupaten Buleleng. Sebab pengelolaan arsip selam ini belum dirasa maksimal, utamanya pada tahapan penyimpanan dokumen arsip dinamis, inaktif maupun pemanfaatan aplikasi penunjang pelayanan kearsipan .