KADIS DAPD SAMPAIKAN PROGRAM PRIORITAS URUSAN KEARSIPAN
Kepala Dinas Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah (DAPD) Kabupaten Buleleng Dr. Drs. I Ketut Suweca, M.Si didampingi oleh Kabid Pembinaan, Pengelolaan dan Pengawasan Arsip serta fungsional Arsiparis menerima kunjungan Dinas Kominfosanti Kabupaten Buleleng dalam rangka wawancara program kegiatan prioritas, Kamis, (6/1/2022).
Dalam kesempatan ini, Kadis Suweca memaparkan mengenai arti pentingnya arsip dan kegiatan prioritas yang diselenggarakan oleh DAPD Kabupaten Buleleng sebagai Lembaga Kearsipan Daerah (LKD). “Sebagai lembaga yang bertanggungjawab terhadap kearsipan maka kami concern untuk memajukan dan berperan serta dalam meningkatkan pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang ada di pemerintah kabupaten buleleng”, ungkapnya.
Terkait digitalisasi arsip terdapat dua aplikasi yang dikelola DAPD yaitu aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintergrasi (Srikandi) dan Bank Data Arsip Statis (Badas) sebagai sarana pelayanan arsip statis. Sehingga pengelolaan kearsipan dilakukan secara fisik dan secara digital.
Guna mencegah terjadinya arsip yang tercecer, pemusnahan arsip dilakukan setiap tahun melalui program perlindungan dan penyelamatan arsip. Arsip yang dimusnahkan yaitu arsip yang sudah tidak relevan dan tidak memiliki nilai guna sesuai jadwal retensi arsip (JRA). Dalam proses pemusnahan arsip, DAPD ikut terlibat dalam tim pendampingan selain dari OPD atau lembaga terkait lainnya.
Prosedur pemusnahan di OPD selaku pencipta arsip harus melakukan pengelolaan arsip dinamis terlebih dahulu yang meliputi 4 pilar kearsipan yakni penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan. Dalam pemusnahan, OPD wajib membentuk tim pemusnah arsip, pembuatan daftar kajian arsip yang akan dimusnahkan berdasarkan JRA dan dilakukan penetapan arsip yang akan dimusnahkan. Apabila proses pemusnahan arsip sudah selesai, maka dilanjutkan dengan pembuatan berita acara pemusnahan arsip.
