PEMBINAAN TATA KLEOLA KEARSIPAN SEMBIRAN

Bertempat di aula Kantor Desa sembiran, selasa, 24 September 2019 Bidang PPPA mengadakan pembinaan tata kelola arsip terhadap petugas pengelola kearsipan Desa Sembiran, acara ini dihadiri oleh perangkat desa dan tokoh masyarakat setempat, dalam kegiatan tersebut Sekdis DAPD I Putu Kariaman Putra,S.Sos,MM sebagai narasumber memberikan materi terkait sistem tata kelola kearsipan yang sesuai dengan Perbup No 25 tahun 2016 tentang tata kelola arsip lijngkup Pemkab Buleleng , disampaikan bahwa Upaya pemahaman arsip sebagai bagian dari terciptanya tertib arsip perlu terus di lakukan di lingkungan pemerintah desa. Sebagai ujung tombak layanan administrasi dan pembangunan desa, perlu adanya pembinaan kearsipan yang intensif kepada pemerintah desa dengan menitikberatkan pada peningkatan pengetahuan dan ketrampilan kearsipan aparat pemerintah desa.Secara langsung maupun tidak langsung pemerintah desa diharapkan dapat
membina kepedulian masyarakat desa dengan menjalin kerja sama dengan tokoh masyarakat yang ada. Dengan pengelolaan dan memanfaatkan arsip desa
secara optimal maka akan mendukung tertib administrasi desa, yang pada akhirnya bermuara pada lancarnya pelaksanaan pembangunan desa.sederhanya 

Di tingkat Pemerintah Desa yang mempunyai ruang lingkup kerja yang kecil, asas pengurusan surat yang tepat diterapkan adalah asas sentralisasi, yaitu pengelolaan surat masuk dan surat keluar dilaksanakan secara terpusat pada Sekretariat Desa sebagai Unit Kearsipan. Pengelolaan surat masuk di Unit Kearsipan diantara adalah penerimaan, pencatatan, pengendalian dan pendistribusian ke Unit Pengolah. Kemudian di Unit Pengolah surat masuk diproses dan ditindaklanjuti sesuai disposisi Kepala Desa dan setelah selesai dikembalikan ke Unit Kearsipan atau Sekretariat.

Untuk pengelolaan surat keluar, langkah pertama yang dilaksanakan Unit Pengolah yaitu penyusunan dan penandatanganan yang pejabat yang berwenang, dalam hal ini Kepala Desa atau pejabat yang setingkat dibawahnya, baru kemudian diproses di Unit Kearsipan dalam pengendalian dan pengiriman surat tersebut. Pengurusan surat di tingkat Pemerintah Desa menggunakan sistem agenda karena volume surat masih tergolong sedikit.